Upravljanje projektima sufinanciranim iz fondova Europske unije zahtijeva visoku razinu odgovornosti, transparentnosti i usklađenosti s propisima. Jedan od ključnih elemenata uspješne provedbe je uspostava učinkovitog sustava unutarnjih kontrola koji omogućuje pravovremeno otkrivanje i sprječavanje nepravilnosti, pogrešaka i potencijalnih financijskih korekcija.

Ovaj dokument pruža praktične smjernice za uspostavu osnovnih mehanizama unutarnje kontrole u provedbi EU projekata, s naglaskom na jasnu podjelu odgovornosti, višestruku provjeru te ex-ante kontrolu ključnih financijskih i administrativnih dokumenata. Cilj je osigurati zakonitu, učinkovitu i transparentnu provedbu projekta, u skladu s pravilima ZJN 2016, pravilima EU fondova i dobrom praksom.

Što znači “sustav unutarnjih kontrola”?

U kontekstu provedbe EU projekata, unutarnje kontrole su skup pravila, procedura i provjera koje organizacija koristi kako bi osigurala da:

• se sredstva troše zakonito i namjenski

• se spriječe pogreške, prijevare i nepravilnosti

• se odluke donose odgovorno i transparentno

1. Jasna podjela odgovornosti

Savjet: Svaka osoba treba imati točan opis uloge.

2. Uvođenje dvostruke provjere

Nijedna ključna odluka ili dokument ne smije biti odobrena bez dvostruke provjere.

Dokazivo kroz potpisne liste, e-mail odobrenja ili zapisnike.

3. Ex-ante provjera dokumenata

Što to znači? Svi ključni dokumenti (računi, ugovori, narudžbenice, izvješća) moraju biti provjereni prije nego što se:

• potpišu

• pošalju nadležnim tijelima

• unesu u sustav (npr. eFondovi)

• isplate

Primjeri ex-ante kontrole:

• Provjera računa: je li usluga stvarno izvršena?

• Provjera ugovora: je li cijena u skladu s ponudom?

• Provjera izvješća: jesu li svi troškovi dokumentirani?

4. Predložak interne kontrole

Naziv dokumenta: ___________________________

Datum izrade: _____________________________

Izradio/la: ______________________

Provjerio/la: _____________________

Odobrio/la: ______________________

Napomena: Dokument je pregledan i odobren u skladu s pravilima unutarnje kontrole.

Što taj dokument predstavlja?

To je pomoćni obrazac koji se može priložiti uz bilo koji važan dokument u provedbi EU projekta (npr. troškovnik, ugovor, zahtjev za isplatu, izvješće, nabavnu dokumentaciju...) kako bi se dokazalo da je:

• netko dokument izradio (npr. projektni koordinator)

• netko ga je neovisno provjerio (npr. financijski referent, pravnik, stručnjak za nabavu)

• netko ga je službeno odobrio (npr. voditelj projekta ili direktor)

Što konkretno “provjeravaš”?

To ovisi o vrsti dokumenta. Evo nekoliko primjera:

Ako je dokument: Troškovnik

Provjeravaš:

• jesu li sve stavke popunjene

• jesu li cijene realne i u skladu s tržištem

• je li struktura u skladu s DoN-om

• je li sve usklađeno s pravilima EU fondova

Ako je dokument: Ugovor s dobavljačem

Provjeravaš:

• jesu li svi podaci točni (naziv, OIB, iznosi)

• je li ugovor u skladu s prihvaćenom ponudom

• jesu li definirani rokovi, obveze i način plaćanja

• je li uključen mehanizam kontrole i izvještavanja

Ako je dokument: Zahtjev za nadoknadom sredstava

Provjeravaš:

• jesu li svi troškovi prihvatljivi

• jesu li priloženi svi dokazi (računi, izvodi, nalozi)

• jesu li iznosi usklađeni sa službenim knjigovodstvenim evidencijama organizacije (je li račun knjižen na ispravan projektni konto, ispravan, datum plaćanja točan, PDV pravilno obračunat)

• je li sve usklađeno s budžetom projekta

Revizori i PT (posredničko tijelo) traže dokaz da su svi troškovi stvarno nastali i pravilno evidentirani. Neusklađenost može dovesti do neprihvatljivosti troška ili financijske korekcije

To je dio tzv. ex-ante provjere – provjera prije slanja zahtjeva

5. Zašto je sve ovo važno?

• Smanjuje se rizik od pogrešaka i nepravilnosti

• Štiti vas od financijskih korekcija (npr. 25% zbog nepravilnosti u troškovniku)

• Povećava se povjerenje revizora i PT-a

• Profesionalizira provedbu projekta

Učinkovit sustav unutarnjih kontrola ključan je za zakonitu, transparentnu i sigurnu provedbu EU projekata te za sprječavanje nepravilnosti i financijskih korekcija.